Politique de gestion et de protection
des Données à Caractère Personnel

Préambule
Dans le cadre de son activité, SPIRITVET procède à des Traitements de Données à Caractère Personnel. SPIRITVET gère une base de données contenant des informations pouvant être qualifiées de « Données à Caractère Personnel » au sens du RGPD. A ce titre, SPIRITVET a la qualité de Responsable de traitement. SPIRITVET est par ailleurs Responsable de traitement des Données à Caractère Personnel relatives à ses collaborateurs, à ses clients, fournisseurs et prospects qui sont traitées pour les besoins de la gestion de la relation contractuelle.

Objet et périmètre d’application
L’objet du présent document est de présenter les principes et les engagements de SPIRITVET afin de veiller au respect de la règlementation relative aux Données à Caractère Personnel Les engagements pris dans le cadre de cette politique s’appliquent à l’ensemble des Traitements de Données à Caractère Personnel effectués par SPIRITVET tant dans le cadre de ses relations d’affaires avec ses clients, prospects, fournisseurs et partenaires que dans le cadre de la constitution et de la mise à jour de sa base de données.

Identité et coordonnées du Responsable du traitement
SPIRITVET 4 rue des Entrepreneurs 78420 Carrières-sur-Seine. contact{}spiritvet.com

De quelle façon SPIRITVET met en œuvre la protection des Données à Caractère Personnel ?
SPIRITVET s’engage à prendre en compte la protection des Données à Caractère Personnel et de la vie privée dès la conception des services que SPIRITVET propose (Privacy by design). Pour assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice des droits des personnes concernées, les mesures permettant d’assurer la protection des Données à Caractère Personnel sont mises en œuvre (Privacy by default).

Quelles Données à Caractère Personnel sont utilisées par SPIRITVET ?
Les données collectées par SPIRITVET concernent principalement ses clients. Il s’agit par exemple de l’identité des clients, téléphone, adresse email… Certaines de ces données peuvent être qualifiées de « Données à Caractère Personnel » au sens du RGPD, tels que notamment l’email, les prénoms et noms de famille… Ces données peuvent comprendre des données issues de sources publiques et de sources privées. Une distinction est à faire entre les données publiques, collectées et diffusées par les autorités publiques, les institutions étatiques ou chargées d’une mission de service ou d’intérêt public en application des législations et réglementations visant à garantir le respect de l’ordre public, la sécurisation des transactions entre entreprises et puis les données de sources privées relatives à l’activité professionnelle des personnes concernées. SPIRITVET s’engage à ne traiter que des données strictement nécessaires à la réalisation des services proposés et pour des finalités définies et légitimes. Les Données à Caractère Personnel susceptibles d’être collectées, en fonction de la nature des services fournis, sont les suivantes :
* Nom et prénom
* Adresse, CP, Ville
* Téléphone
* Adresse email
* Adresse IP

Dans le cas où des données facultatives seraient nécessaires pour réaliser le traitement, SPIRITVET informera les personnes concernées. Les Données à Caractère Personnel qui sont collectées directement auprès des personnes concernées ne sont utilisées que pour les finalités qui ont été portées à leur connaissance.

Quel est le fondement de la légitimité des traitements effectués par SPIRITVET ?
SPIRITVET s’appuie sur les bases légitimes suivantes afin de pouvoir traiter les Données à Caractère Personnel :

* Exécution du contrat
La base légale du traitement des Données à Caractère Personnel de l’utilisateur qui sont collectées est l’exécution du contrat. À cet égard, l’utilisateur doit fournir les données nécessaires à son exécution. S’il ne fournit pas ces données, par exemple au prestataire de paiement en ligne il ne sera pas possible pour SPIRITVET de réaliser la prestation.

* Obligations légales
Lorsque la détention, la collecte et l’usage des Données à Caractère Personnel relèvent d’une obligation légale pour la personne concernée.

* Consentement
Dans les cas suivants, la base légitime des traitements est le consentement de l’utilisateur :

— Gestion de l’inscription sur les sites et les applications.

— Gestion de l’envoi d’informations sur les produits et services de l’entreprise et de ses partenaires ainsi que des informations personnalisées adaptées au profil de l’utilisateur.

— Réponse à l’exercice des droits, ainsi qu’aux questions et réclamations de l’utilisateur.

— Mise en relation afin de répondre aux demandes d’informations exprimées par le biais de nos formulaires.

— Transmission des coordonnées à des tiers (mise en relation, réponse à un besoin exprimé…). Le retrait du consentement de ces traitements de la part de l’utilisateur ne conditionnera pas (par ailleurs) l’exécution des contrats conclus avec SPIRITVET par la (même) personne (concernée).

* Intérêt légitime
Pour la réalisation des traitements suivants, la base légale sera l’intérêt légitime poursuivi par SPIRITVET :

— L’élaboration de profils au moyen de la navigation sur le site de la part d’un utilisateur inscrit sur celui-ci, ainsi que de tous les utilisateurs nous ayant communiqué leurs données à toute autre fin.

— L’élaboration de profils pour l’envoi d’informations sur les promotions exclusives, les dernières nouveautés et des informations personnalisées adaptées au profil de l’utilisateur.

— L’envoi d’information et d’enquêtes de satisfaction sur les produits achetés ou les services utilisés par les clients de SPIRITVET afin de leur demander leur avis et de les améliorer.

Toutes ces actions sont réalisées dans le but d’améliorer le niveau de satisfaction du client/prospect et d’assurer une expérience unique sur l’utilisation de nos services et de ceux de nos partenaires le cas échéant.

Comment les Données à Caractère Personnel sont-elles collectées par SPIRITVET ?
SPIRITVET collecte les Données à Caractère Personnel par divers moyens énumérés ci-dessous :
— La collecte par le biais de formulaires
L’accès, l’utilisation, le téléchargement, l’achat ou la souscription à certains services impliquent la collecte de Données à Caractère Personnel concernant le prospect, le client ou l’utilisateur. Dans ces hypothèses, lors du remplissage des formulaires papier, électronique, les personnes transmettent des informations les concernant.
— La collecte par le biais des cookies
Les différents sites de SPIRITVET peuvent être amenés à utiliser des cookies pour vous distinguer des autres utilisateurs, pour nous permettre d’améliorer les services et d’optimiser votre expérience utilisateur.
— La collecte par téléphone
SPIRITVET réalise certaines prestations par téléphone et peut être amenée à recueillir des Données à Caractère Personnel. Lorsque cela est possible, le contact téléphonique est confirmé par l’envoi d’un courriel permettant ainsi à la personne concernée de conserver une trace écrite et de pouvoir exercer ses droits à tout moment.

A qui peuvent être communiquées les Données à Caractère Personnel ?
Elles sont susceptibles d’être transmises :
* A des services internes de SPIRITVET : les équipes qui ont la charge de l’exécution des services souscrits, notamment Service Clients, Administration des Ventes…
* A des prestataires externes à SPIRITVET : des sous-traitants y compris des prestataires techniques.

Les Données à Caractère Personnel traitées par SPIRITVET peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union Européenne ?
SPIRITVET réalise l’ensemble de ses Traitements sur le territoire de l’Union Européenne (UE).Toutefois, pour certaines prestations spécifiques, SPIRITVET peut avoir recours à des sous-traitants établis en dehors de l’UE. Certaines Données à Caractère Personnel peuvent alors leur être communiquées pour les stricts besoins de leurs missions. Dans ce cas, conformément à la règlementation en vigueur, SPIRITVET exige de ses sous- traitants qu’ils fournissent les garanties nécessaires à l’encadrement et à la sécurisation de ces transferts, notamment par la signature de clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Pendant combien de temps SPIRITVET conserve les Données à Caractère Personnel ?
Les Données à Caractère Personnel sont conservées par SPIRITVET le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. SPIRITVET s’engage à ne pas conserver les Données à Caractère Personnel au-delà de la durée nécessaire à la fourniture du service, et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.

Les Données à Caractère Personnel sont-elles protégées ?
SPIRITVET s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant les Données à Caractère Personnel (destruction, perte, altération ou divulgation), SPIRITVET s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données à Caractère Personnel, notamment auprès de la CNIL.

Quels sont les Droits sur les Données à Caractère Personnel ?
Toute personne physique dont les Données à Caractère Personnel sont traitées par SPIRITVET dispose à tout moment de la faculté d’exercer auprès de SPIRITVET les droits prévus par la réglementation en vigueur, sous réserve d’en remplir les conditions :
* Droit d’accès : toute personne concernée peut avoir communication de ses Données à Caractère Personnel faisant l’objet d’un Traitement par SPIRITVET ;
* Droit de rectification : toute personne concernée peut mettre à jour ses Données à Caractère Personnel ou faire rectifier ses Données à Caractère Personnel traitées par SPIRITVET ;
* Droit à la limitation : toute personne concernée peut demander la suspension du Traitement des Données à Caractère Personnel la concernant.

Lors de la souscription d’un service ou du recueil de vos Données à Caractère Personnel, il vous est indiqué de quelle façon transmettre une demande d’exercice de vos droits. Toute personne concernée dispose également de la possibilité de définir des directives relatives au sort de ses Données à Caractère Personnel après son décès.

SPIRITVET s’engage à répondre aux demandes d’exercice des droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.

Qui contacter ? Vous pouvez contacter le référent pour la protection des données de SPIRITVET à : contact{}spiritvet.com. Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 (https://www.cnil.fr/) de toute réclamation se rapportant à la façon dont SPIRITVET traite vos Données à Caractère Personnel.

Modification de la présente politique
Dans un souci d’amélioration continue des services / processus ainsi que de protection des droits des personnes concernées conformément à la réglementation en vigueur, SPIRITVET se réserve la possibilité de mettre à jour la présente politique de gestion et protection des données en fonction de ses besoins et des circonstances ou si la loi l’exige. Par conséquent, nous vous invitons à prendre régulièrement connaissance des mises à jour qui seront immédiatement affichées dans la présente page.

Politique en matière de cookies
Le site de SPIRITVET et toutes ses pages Web utilisent des cookies pour vous distinguer des autres utilisateurs du site. Cela nous permet d’améliorer les services et d’optimiser votre expérience utilisateur.

GLOSSAIRE
Chaque terme débutant par une majuscule a le sens qui lui est donné ci-après.
* « Politique de confidentialité et de protection des Données à Caractère Personnel » et/ou « Politique » : désigne la présente politique décrivant les mesures prises par SPIRITVET pour le traitement, l’exploitation et la gestion des Données à Caractère Personnel et des droits des personnes concernées par le traitement.
* « Données à Caractère Personnel » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un prénom, un numéro de téléphone, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
* « Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
* « Responsable du traitement » : désigne SPIRITVET qui seul (ou conjointement avec d’autres), détermine(nt) les finalités et les moyens du Traitement.
* « Violation de Données à Caractère Personnel » : désigne une violation de la sécurité, entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés aux Données à Caractère Personnel.
* « Destinataire » : désigne le service ou l’entreprise qui reçoit communication et peut accéder aux Données à Caractère Personnel.